Ydays
Mon expérience de cheffe de projet
YDAYS
Mon expérience de cheffe de projet
Les Ydays, c’est quoi ? Les Ydays sont des journées dédiées à des projets créés et gérés par les étudiants. Cela nous permet de se consacrer à un projet, que nous développons tout au long de l’année en collaboration avec des étudiants d’autres filières et de différents niveaux (allant du bachelor 1 au master 2). Nous pouvons soit rejoindre un projet existant via des recrutements, soit créer notre propre projet, devenant ainsi chef de projet. Chaque projet est intégré à un incubateur regroupant 4 à 6 initiatives différentes. Après avoir défini les bases, nous devons recruter des étudiants pour constituer une équipe. Les Ydays sont une opportunité unique de travailler sur des projets concrets et d’acquérir une expérience qui se rapproche un peu plus du travail en entreprise.
Lors de ma première année j’ai rejoint un projet existant, dans le rôle de graphiste et ux/ui designer pour un jeux vidéo. C’est alors qu’en fin d’année, j’ai décidé de rejoindre Charlotte Sparta, notre facilitatrice cette année, dans l’aventure Osons.
Osons, c’est une association et média 360 pour l’égalité des genres et la mise en avant des compétences et travaux des femmes. C’est dans ce contexte que j’ai organisé le projet de jeu de société d’Osons. C’était l’occasion de contribuer à cette cause tout en mettant en avant le savoir-faire des étudiants.
Notre jeu de société pour Osons est un jeu de plateau conçu pour sensibiliser le public aux sujets liés au féminisme de manière divertissante et éducative. Il est inspiré du jeu de l’oie, avec 63 cases. Chaque déplacement sur le plateau expose les joueurs à différents mini-jeux, créés pour susciter la réflexion et éduquer sur ces sujets. Chaque joueur, dont le maitre du jeu, incarne une femme ayant marqué son domaine.
Cependant, je voudrais surtout parler de mon expérience en tant que cheffe de projet. En effet, c’était un défi intéressant pour moi tant au niveau humain qu’en termes d’organisation.
Être cheffe de projet, c’est gérer une équipe, et c’est un aspect qui me paraissait difficile au début. Étant donné que je m’implique beaucoup dans chaque projet, j’ai toujours beaucoup participé au sein des groupes de travail. Mais ici c’était un contexte bien différent : je devais gérer un projet et une équipe totalement nouvelle. Il m’a donc fallu surmonter mon manque de confiance et ma timidité. Nous étions bien entourés au sein des Ydays, que ce soit les project managers, le coach ou les helpeurs.euses. Nous pouvions demander des conseils et de l’aide, ce qui m’a beaucoup aidée dans mon rôle. Ce qui me paraissait important dans mon équipe, c’était que chaque membre du projet ait une motivation et travaille avec plaisir. Chacun avait ses spécialités et pouvait les mettre au service de notre projet.
Pour mieux les connaître, j’ai notamment mit en place un tableau appelé “pilotage d’équipe”. Via un rendez-vous individuel, j’ai rempli ce tableau avec plusieurs catégories pour connaître leurs préférences en termes de tâches, ce qu’ils attendent de notre équipe ou encore ce qui les motive. Ainsi, je pouvais savoir quelles tâches leur correspondait le mieux et comment garder leur motivation. Pour chaque fin de chaque séance, j’ai mis en place un sondage pour recueillir l’avis de chaque membre sur ces points. Cela m’a permis de faire un suivi sur mon efficacité en tant que cheffe de projet.
Tableau « Pilotage d’équipe »
Pour continuer sur les outils de gestion, nous avons utilisé Google Drive pour regrouper tous les documents, et Trello pour la gestion du projet. Au début, ce dernier était organisé en 4 colonnes : fait, à faire, à tester et complété. Cependant, après discussion avec le coach puis avec l’équipe, je l’ai totalement réorganisé. C’est devenu un rétroplanning où nous avions gardé trois catégories mais organisés tels qu’une colonne correspondait à une séance. Cela permettait d’évaluer notre avancée et donc savoir si nous avions du retard mais aussi planifier nos tâches à l’avance. Cela nous servait donc aussi de calendrier.
Aperçu de notre espace Trello
Ayant une équipe sérieuse et motivée, nous avons réussi à remplir nos objectifs et même plus : nous avons pu participer aux Ydays Event à la fin de l’année. Nous avons représenté le campus de Lyon dans la catégorie du césar créatif. Nous avons présenté devant un jury notre projet et c’est ainsi que nous avons gagné le coup de cœur du jury ! Malgré le stress de la préparation et du jour J, cela reste une très bonne expérience et cela nous a apporté une certaine reconnaissance et une confiance en notre jeu. Nous avons de l’ambition pour celui-ci, j’espère donc pouvoir le continuer une année de plus et le concrétiser.
Photo prise à l’occasion des Ydays Event à la Banque de France, Lyon
Cependant, cette expérience m’a apporté plus que cela. J’ai gagné des compétences en termes d’organisation et de planification, choses qu’il me manquait. J’ai appliqué ceux-ci dans ma vie personnelle, notamment avec le rétroplanning. C’était une chose qui me rebutait dans le passé, mais qui m’est réellement utile maintenant. J’arrive mieux à organiser mes tâches en fonction de la quantité de travail, ce qui allège le stress quotidien. J’ai vraiment découvert l’intérêt et l’importance de l’organisation. Il me reste encore du chemin à faire : malgré le stress qu’apporte une telle responsabilité, je compte continuer mes efforts et avoir plus d’ambition dans le futur.
Aperçu de mon espace Trello
